30. dubna 2023 08:12

Digitalizované firemní procesy jsou předpokladem kvalitního řízení

Digitalizované firemní procesy spojené s uložením a oběhem dokumentů dokáží ušetřit hodně času i peněz. Nejedná se však o pouhé skenování dokumentů. Jde o systém automatizace a robotizace práce se vším, co se ve firemních týmech, provozech a odděleních vytváří, schvaluje, ukládá i archivuje. Optimálně nastavené firemní procesy přináší přehled, bezpečnost, kompetence, rychlost vyhledávání a významný úbytek lidské práce.

Foto zdroj: Onlio

Digitalizace firemních procesů může mít mnoho podob. Kromě toho, že nahrazuje hory tištěných papírových dokumentů, jejichž putování po firmě bylo mnohdy podobné s hrou na tichou poštu, přináší do organizace skutečně všech firemních oddělení dříve nepředstavitelný přehled. Umožňuje efektivní práci týmů při zachování kompetencí a zásadně řeší připomínkování i schvalování veškeré dokumentace všemi organizačními stupni subjektu.

Digitalizaci umožňuje prostředí ve firemní síti, které se obecně nazývá DMS (document management system), a na trhu samozřejmě existuje celá řada různých DMS nástrojů.

V průmyslové oblasti se můžeme setkat s implementací nástrojů pro řízení výroby, sledování strojů i analýzy mnoha různých dat za pomoci algoritmů umělé inteligence. V kancelářích se digitalizace dotýká například interních procesů oběhu různých dokumentů, tedy jejich distribuci k odpovědným lidem a schvalování.

Interním procesem nazýváme životní cyklus dokumentu, tedy od jeho vzniku přes násobné užívání a hledání až po automatickou skartaci na základě vnitřních směrnic. Může jít o smlouvu s dodavatelem, smlouvu se zaměstnancem, přijatou fakturu, obchodní nabídku či interní firemní směrnici. Nejjednodušším interním procesem, který efektivně obhospodaří DMS, je uložení a klasifikace vybraných firemních dokumentů v jediném centrálním dokumentovém úložišti. Za jejich vytvoření, předání ke zpracování, schválení, odeslání k seznámení, a nakonec i skartaci, je často zodpovědných několik různých lidí či týmů, což s sebou často nese komplikace. Vyžaduje to spoustu času, péče, starostí, a hlavně peněz za ztrátu pracovního času. U firem bez implementovaných centrálně řízených procesů oběhu dokumentů se běžně stává, že se dokumenty ztrácí, anebo se nedostanou včas do těch oprávněných rukou.

Pavel Nykl (foto zdroj: Onlio)

Správně zvolený DMS může tyto problémy snadno odstranit, protože celá cesta dokumentu probíhá dopředu promyšleným způsobem, ve všech případech stejně a pouze elektronicky. Takový systém tedy přináší velké úspory, a hlavně pořádek do firmy. Dokumenty lze v systému vytvořit z předem schválených šablon, které jsou opatřeny metadaty pro jejich snadné vyhledávání a vzájemné propojení dokumentů, které spolu souvisí. Je možné v něm řídit všechny potřebné procesy, jakými jsou např. seznámení, připomínkování, anebo schválení. Dokumenty si uvnitř DMS žijí svým životem, až jsou nakonec v souladu s legislativou a zavedenou interní praxí skartovány.

Má DMS nedostatky?

Určitým problémem může být, že se mnoho firem v rámci neustále se posunující digitalizace procesů soustředí vždy na agendu konkrétního oddělení. Ve spoustě případů pak vzniká mnoho samostatně dobře fungujících procesů, které však dohromady vytváří složité a nepřehledné prostředí pro koncového uživatele. Kromě zmíněného je nejčastější námitkou zaměstnanců proti DMS různých platforem nízká rychlost odezvy systému.

Dle výzkumu International Data Corporation více než 80 % vedoucích pracovníků udává, že problémy s efektivitou vznikají z důvodu nedostatečného provázání interních systémů a aplikací. Jiný průzkum téže společnosti zjistil, že klíčoví zaměstnanci stráví dohledáváním informací obrovských 20 až 30 % pracovní doby.

Produkt českých vývojářů řídí procesy nadnárodních korporací

Řešení těchto problémů, spolu s požadavkem na bezproblémovou práci lidí a týmů na dálku (ještě před Covid 19), stálo jako zadání na počátku vývoje DMS platformy eDoCat české společnosti Onlio. Dnes jejich produkt využívá řada českých i celosvětově působících firem. Vývoj samozřejmě pokračuje dál a Onlio tak v oboru konkuruje i velkým světovým softwarovým společnostem.

Digitalizovat lze i veškeré procesy, do kterých vstupují dokumenty v papírové podobě. To znamená, že se firma může, pokud legislativa nehovoří jinak, postupně zbavit celého archivu ve skříních. „Jedním z nástrojů, který lze pro digitalizaci i správu elektronických dokumentů použít, je eDoCat DMS, který uživatele nijak nelimituje v počtu, ani struktuře dokumentových typů. Na jejich základě se poté dělá klasifikace dokumentů v úložišti, díky čemuž jde snáze dokumenty vyhledávat, lze je spojovat a dobře tak řídit procesy a oběh uvnitř firmy. Systém lze také snadno napojit na jiný informační systém, typicky třeba ERP,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Proces vydávání i přijímání faktur

Významným typem dokumentů jsou ve firmách přijaté faktury. Jejich zpracování vyžaduje většinou součinnost několika lidí, přičemž i malá chyba může mít právní dohru. Společnost Onlio, která systém eDoCat vyvinula, dokázala tuto správu agendy přijatých faktur dodat zákazníkovi tak precizně, že za ni dokonce v listopadu roku 2022 získala hlavní cenu v soutěži Případová studie roku vyhlašované odborným časopisem CIO Business World. Jednalo se o rozsáhlý projekt pro jeden z nejvýznamnějších mlékárenských koncernů sdružující mlékárny v česku i zahraničí. „Náš systém dokázal komplexně obhospodařit procesy spojené s přijatými fakturami již před touto spoluprací. Pro tuto konkrétní zakázku však bylo vzhledem ke složitosti interních schvalovacích procesů potřeba poskytnout daleko sofistikovanější řešení. Využili jsme kombinace funkce RPA – robotického zpracování dokumentů, které je dostupné v rámci eDoCat DMS, a možnosti psát pro zákazníky malé skripty mimo produkt tak, aby celý systém dokázal správně pracovat i v podniku, kde jsou interní schvalovací procesy faktur mimořádně složité,“ pokračuje Pavel Nykl s tím, že systém je i nadále univerzální a vhodný i pro firmy, jejichž interní schvalovací procesy nejsou tak náročné. „Neznamená to, že bychom vytvořili aplikaci pouze pro jednu firmu, jen jsme vhodně využili nástroje, které jsou v eDoCat DMS našim uživatelům dostupné,“ doplňuje.

Výhodou DMS eDoCat je i fakt, že uživatelé si jej mohou více méně spravovat sami. Díky vhodně zvoleným modulům si totiž dokážou s pomocí vlastního IT oddělení upravovat a přidávat dokumentové typy dle toho, jak firma potřebuje a nemusí se s každým změnovým požadavkem obracet na výrobce. To samozřejmě šetří náklady za dodavatelské služby.

Firemní procesy řízené pomocí různých platforem DMS jsou v současné době nutnou podmínkou a základním předpokladem pro růst a konkurenceschopnost firem. Řízení toku dokumentů, okamžitý přehled o stavu technologií i jakékoliv pracovní činnosti, možnost kdykoliv navázat na předešlé projekty spolu se schopností vynutit si na uživatelích dodržování firemních pravidel, to je pevný základ pro práci schopných manažerů.